Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 01.07.2023 in Kraft getreten, HinSchG.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Machen Sie anliegenden Check und wir geben Ihnen eine Entscheidungsempfehlung. Den Check finden Sie auch im Excel-Format CheckHinSchG:
| Bitte wenn bei „Antwort/Check“ „Ja“, dann mit „x“ antworten bei „Nein“, dann mit „-„! | ||
| Frage | Antwort/ Check | Bemerkung |
| Mitarbeiter | ||
| Bis 50 Mitarbeiter? | Keine Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle, kann aber eingerichtet werden, das HinSchG besteht trotzdem Ü Prüfung endet hier bei „x“ | |
| Zwischen 51 und 249 Mitarbeitern? | Ab dem 17.12. | |
| Mehr als 250 Mitarbeiter? | Ab dem 01.07. / Bußgelder erst ab 12/23 | |
| Gruppe / Konzern | ||
| Ist Ihr Unternehmen in eine Gruppe / Konzern eingebunden? | Unternehmen aus einer Gruppe/einem Konzern können eine Meldestelle einrichten | |
| Meldestellen | ||
| Nebenstehende Aufgaben hat eine Meldestelle | Betreiben von Meldekanälen, Bearbeiten eingehender Meldungen, Ergreifen erforderlicher Folgemaßnahmen | |
| Ist bereits eine Meldestelle in Ihrem Unternehmen eingerichtet? | ||
| Ist bereits eine Meldestelle in der Gruppe / in dem Konzern eingerichtet? | ||
| Ist die Meldestelle für alle Beschäftigten erreichbar (auch Azubis, Leiharbeiter, etc.)? | Für Lieferanten, Kunden muss keine Meldestelle eingerichtet werden, kann aber | |
| Sind eine beschäftigte Person oder Mehrere als Meldestelle eingesetzt? | ||
| Wenn ja, hat dieser / haben diese die entsprechende Fachkunde? | Fachliche Qualifikation liegt vor, wenn die ordnungsgemäße Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben vorliegt | |
| Wenn ja, besteht keine Interessenkollision? | z.B. (+) bei Leiter Personalabteilung | |
| Oder ist ein externer Dritter (z.B. Rechtsanwalt) mit der Meldestelle beauftragt? | ||
| Meldekanäle | ||
| Mündlich (z.B. Hotline, SMS, Anrufbeantworter)? | Mündlicher oder schriftlicher Meldekanal. Anonyme Meldestellen müssen nicht eingerichtet werden, aber sollten trotzdem berarbeitet werden | |
| in Textform (z.B. per Email, über online-Portal, „Kummerkasten“ reicht wohl nicht mehr aus)? | ||
| Ein persönliches Gespräch (auch virtuell) kann auf Wunsch des Hinweisgebers gewährleistet werden? | ||
| Kann die Vertraulichkeit des Hinweisgebers gewährleistet werden? | Meldekanäle müssen so konzipiert sein, dass die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung erwähnten Personen gewahrt wird. | |
| Sicherstellung des Verfahrens | ||
| Wird der Eingang nach 7 Tagen bestätigt? | ||
| Wird geprüft und kann entschieden werden, ob die Meldung in den Bereich des HinSchG fällt? | ||
| Wird sichergestellt, dass mit den hinweisgebenden Personen Kontakt gehalten wird? | ||
| Wird die Stichhaltigkeit der Meldung geprüft? | ||
| Werden die Meldungen entsprechend dokumentiert und vertraulich gespeichert? | ||
| Sicherstellung der Folgemaßnahmen | ||
| Durchführung interner Untersuchungen und Kontaktaufnahme mit Betroffenen ist geregelt? | ||
| Verweisung des Hinweisgebers an andere zuständige Stellen? | ||
| Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen? | ||
| Abgabe zwecks weiterer Untersuchungen an eine für interne Ermittlungen zuständige Einheit oder an eine zuständige Behörde? | ||
| Schutz des Hinweisgebers, wenn… | ||
| es inhaltlich um einen Verstoß, der in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt, geht | ||
| der Hinweisgeber jedenfalls bei Meldung „hinreichenden Grund zu der Annahme“ hatte, dass dies (Zeile 34) der Fall sei | ||
| eine Meldung an die interne Meldestelle erfolgt ist (oder an externe Meldestelle oder offengelegt wurde) | ||
| der Hinweisgeber „hinreichenden Grund zu der Annahme“ hatte, dass die Meldung der Wahrheit entspricht | Es müssen objektive Anhaltspunkte erforderlich sein, ein Hinweis allein auf der Basis von reinen Vermutungen reicht nicht aus | |
| Kann der Schutz des Hinweisgebers sichergestellt werden? | ||
| Rückmeldung an Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten ist sichergestellt? | ||
| Verschärfte Beweisregeln | ||
| Sind die verschärften Beweisregeln im Arbeitsrecht bekannt? | Unternehmen muss zukünftig beweisen, dass nicht der Hinweis zu der jeweiligen arbeitsrechtlichen Maßnahme geführt hat, sondern dass es dafür andere Gründe gab | |
| Einbindung anderer Stellen | ||
| Die/der Datenschutzbeauftragte/r ist eingebunden worden? | ||
| Der Betriebsrat, sofern vorhanden, ist eingebunden worden? | Wenn kein Betriebsrat bestellt ist, bitte mit „x“ antworten | |
| Abschlussfrage | ||
| Ist die Meldestelle nach den oben stehenden Bedingungen eingerichtet? | ||
| Datum: | ||
| Entscheidungsempfehlung: | ||
| MGDS – RAin Iraschko-Luscher | ||
Senden Sie die Antworten bitte an info@mgds-online.de.
In dem Zusammenhang möchten wir auch auf unseren Kooperationspartner Compliance Factory Hamburg hinweisen, der spezielle online Lösungen anbietet.
Stephanie Iraschko-Luscher
MGDS – Ihr Partner für Datenschutz in Hamburg
