Hier finden Sie eine Kurzpräsentation zum Thema „Datenoptimierung und DSGVO“ – Datenoptimierung
Bei Fragen dazu setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung: info@mgds-online.de
Zusammenfassung:
Bei der Datenoptimierung / Datenbereinigung, auch Data Scrubbing oder Data Cleansing genannt, geht es darum, Unternehmensdaten auf Ungenauigkeiten, Duplikate sowie veraltete und unvollständige Einträge des gesamten Kundenbestands zu überprüfen. In der Regel wird dies durch Dienstleister durchgeführt, z.B. auch die Post. www.deutschepost.de/de/a/adressleistungen/optimierung.html
Das mit der Datenbereinigung klingt erst einmal harmlos. Manchmal wird sorgar von „Frühjahrsputz“ gesprochen. Das Thema ist aber brisant. Daten sind kein „Dreck“, den man wegmachen muss. Datenoptimierung hat aus Datenschutzsicht insbesondere zwei Seiten! 1. die Antwort auf die Frage, gibt es überhaupt eine Rechtgrundlage und 2. wenn das Bestehen einer Rechtsgrundlage bejaht wird, welche Daten dürfen „optimiert“ werden.
1. Rechtsgrundlage
a. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO
Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
Eine Unternehmen muss also ein überwiegendes (das „Überwiegende“ wird häufig gerne vergessen), berechtigtes Interesse an der Datenbereinigung haben.
b. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO
Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.
c. Verkaufsunternehmen
aa. Gesamter Kundenbestand
Im Sinne eines Unternehmens ist ein Kunde, der etwas bestellt hat, ein „Bestandskunde“. Mit der Marketingbrille wird er so gesehen wird, also ob er wieder bestellen möchte. Aus Datenschutzsicht ist ein solcher Kunde ein Betroffener, der bestellt hat und diesen einen Kauf abgewickelt haben möchte. Und dafür dürfen seine Daten verarbeitet werden.
Für das Bereinigen solcher einfachen Kunden“bestands“daten gibt es kein überwiegendes berechtigtes Interesse. Ein Unternehmen darf Daten von Kunden, nur weil sie mal bestellt haben, nicht korrigieren lassen. Sollte ein Kunde nochmals bestellen und seine Daten sollten falsch sein, können sie manuell geändert werden. Es ist im ureigenen Interesse des Kunden, dass er die Ware geliefert bekommt. Er wird schon darauf aufmerksam machen. Und auch für die Zusendung eines Kundenmagazins (o.ä.) per Post ist das Interesse nicht als überwiegend zu bezeichnen. D.h. zusammengefasst darf ein Verkaufsunternehmen keine Datenoptimierung des gesamten Kundenbestands durchführen lassen, da ein mögliches berechtigtes Interesse nicht überwiegend ist. Möglich wäre hier, mit der Einwilligung bei Eingehung der Kundenbeziehung zu agieren.
bb. „Spezial“kunden
Das Bereinigen von Kundendaten, die z.B. eine Kundenkarte besitzen oder Mitglied in einer Unternehmens-Community sind, ist ein überwiegendes berechtigtes Interesse zu bejahen. Denn an solchen Mitgliedschaften hängen oft finanzielle Vorteile, so dass ein richtiger Datenbestand erforderlich ist.
d. Wohnungs-Vermietungsunternehmen
Bei Vermietungsunternehmen besteht kein überwiegendes berechtigtes Interesse, da sich die Daten direkt aus dem Mietvertrag ergeben, ein Umzug ist nicht ohne Kenntnis des Vermieters möglich. Die Daten sind damit immer aktuell.
e. Finanzdienstleister
Auch bei Finanzdienstleistern besteht kein überwiegendes berechtigtes Interesse, da die Daten regelmäßig unter Kontrolle sind (z.B. auch durch Monitoring über Auskunfteien oder reglmäßiger Kontakt mit dem Kunden). Die Daten sind damit auch hier immer aktuell.
f. Einzelanfragen wegen der Daten
Einzelanfragen sind immer zulässig, wenn ein überwigendes berechtiges Interesse besteht (z.B. Vermieter benötigt die neue Adresse des alten Mieters, da noch offene Forderungen bestehen / Unternehmen benötigt aktualisierte Adressdaten eines Kunden, weil er seine offenen Rechnungen nicht bezahlt hat).
2. Datenschutzanforderungen
Sofern eine Datenbereinigung zulässig ist (s.o.), ist zu klären, a. welche Daten bereinigt und zurückgespielt werden dürfen und b. wie die Datenschutzbeziehung zu den Dienstleistern zu qualifizieren ist.
a. Welche Daten?
Beim Data Cleansing können Namen, Adressdaten und Emailadressen bereinigt werden.
Für Telefonnummern besteht kein überwiegendes, berechtigtes Interesse, da es nicht vertragsrelevant ist. Und auch für das Geburtsdatum gilt, dass hieran das Interesse nicht überwiegt. Das Geburtsdatum kann im Einzelfall zur Identifikation überprüft werden.
Daten vom „Verstorbensein“ der Kunden rückzuübertragen, ist persönlichkeitsverletzend. Hier reicht, Datum nicht nicht mehr nutzbar. Dann gibt es bspw. noch weitere Informationen wie „jetzt verheiratet“ oder „allein lebend“. Auch hier gilt, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO greift nicht.
b. Datenbeziehung zum Dienstleister
Bei dem Data Cleansing könnte es sich um Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) oder gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO) handeln. Entscheidend ist, ob der Dienstleister weisungsgebunden tätig wird oder nicht. In beiden Fällen muss der Auftraggeber/Gemeinsam Verantwortliche vorgeben, um welche Daten es gehen und er erhalten will. Er ist damit in der datenschutzrechtlichen Verantwortung.
Bei der Auftragsverarbeitung ist darauf zu achten, dass der Dienstleister die Daten nicht für eigene Zwecke nutzt und damit seinen eigenen Datenbestand anreichert und optimiert.
3. Löschen von Daten
Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung fallen in Unternehmen immer größere Datenmengen an. Zur Analyse dieser riesigen Datenmengen kommen spezielle Big-Data-Anwendungen und Business Intelligence Tools zum Einsatz. Entscheidend für die Zuverlässigkeit und Richtigkeit der Auswertungen soll insbesondere die Qualität der vorliegenden Daten sein. Deswegen Data Cleansing. Aber ein hilfreiches Mittel ist, Daten zu löschen, um die Datenmenge zu reduzieren und damit automatisch die Datenqualität von veralteten Daten zu optimieren. Also Löschen (bzw. Sperren) vor Bereinigen!
